Qu'il s'agisse d'un outil pour se connecter avec votre public ou d'une méthode de marketing plus rentable, le courrier électronique peut être incroyablement bénéfique pour les petites entreprises. Avoir une stratégie de messagerie efficace est quelque chose que de nombreux propriétaires d’entreprise négligent. Voici quelques conseils pour configurer la messagerie de votre entreprise.
1. Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Configurer un e-mail comme [email protected].
Votre e-mail est une excellente opportunité de branding. De nombreuses entreprises utilisent des comptes Gmail et Hotmail pour leurs e-mails professionnels, mais cela ne semble pas aussi professionnel. Pourquoi faire de la publicité sur Google ou Hotmail alors que vous pouvez promouvoir votre propre entreprise ?
2. Configurez plusieurs comptes de messagerie pour organiser votre entreprise
La création de plusieurs comptes pour les différents aspects de votre entreprise peut vous aider à organiser vos communications et à vous faire paraître plus grand que vous ne l'êtes. Différents comptes d'informations, de ventes, de finances et d'assistance peuvent toujours être transmis à une seule personne mais donnent l'impression d'une opération sophistiquée.
3. Configurez plusieurs comptes de messagerie pour déterminer les besoins RH et les goulots d'étranglement de l'entreprise
Les petites entreprises n'ont pas toujours les ressources nécessaires pour mettre en œuvre des systèmes permettant de surveiller les types de demandes qu'elles reçoivent. Les propriétaires d’entreprise répondent généralement eux-mêmes à tous les e-mails, ce qui peut prendre du temps.
En configurant des adresses e-mail distinctes pour chaque division de votre entreprise, vous comprendrez mieux les questions posées par les clients. À la fin du mois, comptez le nombre de demandes de renseignements sur chaque compte de messagerie et vous saurez quel domaine de l'entreprise vous a le plus occupé. Au fil du temps, vous comprendrez mieux quel domaine de votre entreprise nécessite votre attention ou dans quels domaines vous pourriez envisager d'embaucher un employé.
4. Utilisez une signature automatisée
Créez une signature automatique au lieu de saisir votre nom, votre titre et vos coordonnées à la fin de chaque e-mail. Vous pouvez inclure des messages sur une promotion en cours, un nouveau produit ou des liens vers votre blog ou vos réseaux sociaux. C’est un excellent moyen de gagner du temps et de maintenir une marque forte et professionnelle.
5. Déterminez si le courrier électronique IMAP ou POP vous convient le mieux
IMAP (protocole d'accès aux messages Internet)
- Vous permet d'accéder au courrier électronique sur un serveur de messagerie distant.
- Les e-mails restent sur le serveur même si votre ordinateur est volé ou endommagé.
- Pensez à IMAP si vous accédez régulièrement à votre courrier électronique à partir de plusieurs ordinateurs ou emplacements.
- Le courrier électronique n'est pas disponible hors connexion et peut occuper beaucoup d'espace sur votre ordinateur.
POP (protocole de bureau de poste)
- Télécharge tous les nouveaux messages du serveur de messagerie sur votre ordinateur et les supprime du serveur.
- Le courrier électronique est disponible hors ligne et économise de l'espace sur votre serveur.
- Vous ne pouvez pas accéder à votre messagerie depuis un autre ordinateur, vous souhaiterez donc peut-être associer POP à la messagerie Web comme solution de contournement.
Pour plus d'informations sur les comptes de messagerie IMAP et POP, consultez l'article de Microsoft, Que sont IMAP et POP ?
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