En tant que propriétaire d'une petite entreprise, l'une de vos tâches les plus importantes est de vous assurer que la paie est gérée correctement. Les employés s'attendent à ce que leurs chèques de paie soient payés à temps et les impôts doivent être exacts. Les charges sociales changent fréquemment, comme la réduction de la paperasse par l'Agence du revenu du Canada pour aider les petites entreprises à réduire leurs impôts, ce qui peut rendre la masse salariale difficile. Mais si la gestion de la paie est essentielle, cela ne devrait pas vous prendre beaucoup de temps et d'efforts. Ce devrait être un système fluide et simple.

Pour y parvenir, vous devez déterminer s'il est préférable de gérer vous-même vos besoins en matière de paie ou de les sous-traiter à un fournisseur de services de paie. Chaque entreprise est différente et peut dépendre du nombre d'employés et de la complexité de votre masse salariale. Suivre ces directives peut vous aider à prendre cette décision.

Déterminez vos besoins

Créez une liste de ce dont vous avez besoin et que vous attendez d'un service de paie ou d'un logiciel. Une liste de base comprendrait les calculs de base des impôts et des salaires pour chaque employé, l'impression et la livraison de chèques ou de dépôts directs dans des comptes bancaires, et la possibilité de suivre et de créer des rapports sur la paie. Cependant, votre entreprise peut avoir des besoins supplémentaires, il est donc important de trouver une option qui convient à tous.

Ne surchargez pas

Le service de paie que vous choisissez devrait offrir les outils dont vous avez besoin sans vous surcharger avec ceux dont vous n'avez pas. En achetant la mesure la moins chère pour économiser de l'argent, vous risquez de ne pas disposer des outils dont vous avez besoin. Cependant, acheter le plus cher peut vous amener à payer pour des outils et des services dont vous n'avez pas besoin. Le logiciel ou les services doivent vous offrir des options flexibles.

Garder à jour

Il est important que votre système ou service de paie reste au top des choses, des changements dans les lois fiscales aux changements dans votre entreprise. Pour les systèmes internes, vous devez vous assurer que des mises à jour sont disponibles pour vous assurer que vous disposez des dernières informations. Que vous utilisiez QuickBooks ou un autre service en ligne, votre fournisseur de logiciel de paie devrait vous permettre d'effectuer des mises à jour rapides et faciles. Si vous utilisez un service externalisé, vous devez vous assurer que votre paie est exacte et à jour sur tout changement.

Le soutien est-il offert?

Que vous choisissiez d'utiliser un logiciel en interne ou de faire appel à un service extérieur, le support est important. Si vous avez des questions, avez besoin d'aide ou avez des problèmes, vous devez savoir qui sera là pour vous aider.

Si vous avez choisi d'exécuter votre propre logiciel, y a-t-il du personnel d'assistance pour vous aider à le configurer et à l'exécuter? Le service offre-t-il une assistance supplémentaire pour ses produits? S'il s'agit d'un service externe, offre-t-il de l'aide pendant les périodes où vous avez besoin de soutien et y a-t-il suffisamment de personnel de soutien pour répondre à vos demandes dans un délai raisonnable? Quels problèmes le service peut-il résoudre?

Demandez des recommandations

Le bouche à oreille et l'expérience pratique valent leur pesant d'or. Parlez à d'autres propriétaires d'entreprise et voyez quel service ils utilisent et dans quelle mesure ils sont satisfaits de l'entreprise. Faites le pas supplémentaire de demander des références à un fournisseur de services de paie, puis vérifiez-les! L'un des meilleurs moyens de savoir à quoi s'attendre est de parler à ceux qui ont déjà essayé un service.