Sept conseils hebdomadaires pour garder vos finances organisées sur le long terme

L'application hebdomadaire des pointeurs suivants créera des enregistrements ordonnés et utiles qui vous aideront à mieux comprendre la situation financière de votre entreprise.

1. Gardez vos livres à jour. Gardez un ensemble de livres, tenez-le à jour et gardez-le à un point où vous pouvez lire vos rapports », explique Mark. Essayez de réserver une heure précise de votre journée de travail pour la comptabilité quotidienne et hebdomadaire. À la fin de chaque semaine, effectuez les tâches nécessaires pour connaître vos soldes bancaires rapprochés.

2. Connaissez votre flux de trésorerie. Prenez le temps de calculer vos ventes hebdomadaires et vos paiements hebdomadaires. «Vous devez connaître votre position de trésorerie - votre solde bancaire et ce qui s'en vient pour les créances et dettes - à tout moment», note Mark.

Connaître votre trésorerie vous permet de:

  • Mieux faire face aux dépenses imprévues;
  • Payez vos factures à temps;
  • Préparez-vous aux dépenses futures;
  • Faire des ajustements pour changer les cycles de vente; et
  • Profitez d'opportunités telles que la mise en place de financements alternatifs, de financements d'entreprise ou d'avantages pour les employés.

3. Enregistrer et classer de manière cohérente. Déposez vos dossiers financiers et vos reçus d'entreprise dans un endroit désigné au moins une fois par semaine. Séparer systématiquement vos enregistrements dans des dossiers avec des étiquettes telles que les factures dues, les factures payées, les relevés de carte de crédit, les dossiers fiscaux, les services publics, les prêts, les informations sur les employés et les comptes bancaires, facilitera la recherche et l'utilisation de ces informations.

4. Utilisez un planificateur. Vous pouvez utiliser un agenda ou un calendrier électronique pour noter quand les factures sont dues et quand les chèques de paie seront émis. Certains planificateurs de jour incluent une section pour enregistrer les dépenses quotidiennes. Les logiciels d'application (applications) et les rappels électroniques envoyés via un logiciel de bureau peuvent vous rappeler d'effectuer des tâches hebdomadaires telles que la tenue de livres ou le classement.

5. Payez vos factures sur une base hebdomadaire. Attribuez un jour de la semaine spécifique pour le paiement des factures ou, si vous avez une facture ordinaire d'un montant fixe, configurez un paiement automatique de factures. Le paiement hebdomadaire des factures élimine les paiements oubliés et les frais de retard.

6. Concentrez-vous sur l'avenir. «Projet, budget et planification - le temps consacré à ces tâches améliore la valeur commerciale», déclare Mark. Prendre le temps chaque semaine d'anticiper vous permet de mieux comprendre la quantité de produits que vous êtes en mesure de produire ou de services que vous pouvez fournir et vendre à chaque saison. Connaître la quantité de produits et d'argent que génère votre entreprise peut vous permettre de vendre votre entreprise au meilleur prix; connaître votre flux de trésorerie peut vous aider à obtenir un financement.

7. Embaucher un comptable désigné. Un comptable organisera vos finances et réduira votre temps consacré aux questions administratives, vous donnant plus de temps chaque semaine à consacrer à votre entreprise. «Les propriétaires de petites entreprises travaillent souvent beaucoup trop dans leur entreprise et consacrent peu de temps, voire aucun, à travailler sur leur entreprise», dit Mark.

Il note: «Passer tout votre temps à travailler dans l'entreprise limite la capacité de gain et peut souvent conduire à l'épuisement des propriétaires d'entreprise.» Si tout votre temps est consacré à la réalisation des tâches quotidiennes, "cela ne permet pas de réflexion stratégique, de génération de nouvelles idées, de réflexion prospective qui profitera le plus à votre entreprise."

Les services comptables et financiers suivants sont populaires auprès des propriétaires de petites entreprises qui souhaitent organiser leurs finances.

  • Budgétisation et rapports pro-forma: «La budgétisation vous permet de bien vous préparer à la stabilité financière, quel que soit l'état de l'économie», déclare Mark. La budgétisation vous permet également d'élaborer des stratégies pour augmenter et améliorer les résultats et les bénéfices.
  • Bilan de santé de l'entreprise: «Ce service aide en identifiant les forces et les faiblesses de l'entreprise qui doivent être traitées. Une force possible pourrait inclure l'identification d'une cible ou d'un marché de niche qui a un potentiel de croissance ou pourrait fournir une nouvelle source de revenus pour un nouveau produit ou service. Une faiblesse possible pourrait être que vous allez être confronté à une crise de trésorerie et que vous avez besoin de capitaux pour passer au niveau suivant », explique Mark.
  • analyse comparative: Mark explique que «les repères vous montrent comment vous vous en sortez par rapport à vos concurrents. Apprendre des autres confirme si vous travaillez efficacement »ou là où vous devez trouver des gains d'efficacité ou améliorer la qualité.