Préparer votre entreprise à survivre à une catastrophe

Vous avez entendu les statistiques et lu les articles des médias sur la façon dont une catastrophe majeure peut faire des ravages dans une entreprise, en particulier une petite entreprise. Mais ce n'est pas tout à fait sombre. Grâce à des plans de continuité des activités et de préparation aux situations d'urgence bien pensés, vous pouvez contribuer à minimiser les perturbations de votre entreprise pendant et après une catastrophe majeure.

Attitudes face au risque

Plus tôt cette année, le BAC a commandé un sondage auprès des consommateurs pour évaluer l'opinion des Canadiens sur la probabilité d'un tremblement de terre et leur niveau de préparation. Notre recherche, qui s'est concentrée sur les consommateurs des zones sismiques les plus actives du Canada - la Colombie-Britannique et le corridor Ottawa-Montréal-Québec - a révélé que les gens ne sont pas préparés à un tremblement de terre. Non seulement ils ne sont pas préparés, mais ils ne croient pas qu'un tremblement de terre est probable - du moins pas avant 50 ans. Bien que les résultats aient été meilleurs pour la Colombie-Britannique, la majorité des gens n'ont tout simplement pas pris les précautions nécessaires pour se protéger. Et bien que cette enquête reflète les attitudes des consommateurs face à un risque spécifique - le tremblement de terre - nous savons tous que de nombreuses petites entreprises n'ont pas consacré suffisamment de temps aux plans de continuité des activités et de reprise après sinistre en général. Bien que vous ne puissiez jamais être vraiment préparé, il existe des mesures que les petites entreprises peuvent prendre pour minimiser les risques et les perturbations des opérations.

Préparez et pratiquez

Prenez le temps d'analyser les scénarios ou catastrophes possibles qui auraient un impact sur votre entreprise. Une catastrophe peut être n'importe quoi, d'une tempête violente à un incendie de forêt, un tremblement de terre, une inondation ou un vol. Comment répondriez-vous? Quels sont les éléments essentiels dont vous avez besoin pour protéger vos employés et rester opérationnel? Cet exercice nécessite une analyse approfondie des ressources dont vous avez besoin - et l'expérience nous montre que maintenir votre entreprise opérationnelle après une catastrophe nécessite plus de ressources que vous ne le pensez. L'expérience nous dit également de planifier le pire des cas, puis certains.

Regardez votre entreprise avec un œil critique sur ce pourriez pour chaque risque potentiel auquel votre entreprise est confrontée. Parlez à votre représentant en assurance pour vous assurer que vous avez la bonne couverture en place. Les besoins de votre entreprise sont uniques et il est important de comprendre de quelle protection vous avez besoin, avant d'en avoir besoin.

Votre plan d'urgence

Que ferez-vous si une catastrophe survient pendant la journée de travail? Comment assurerez-vous la sécurité de vos employés? Cartographier un itinéraire d'évacuation et un lieu de rencontre en cas d'incendie ou de fermeture d'un bâtiment. Pensez à la manière dont vous et vos employés communiquerez avec votre famille ou vos amis en cas de problème de télécommunications et d'infrastructure.

Travaillez avec vos employés pour créer un plan de préparation aux situations d'urgence et effectuez des simulations d'exercices annuels. Assurez-vous que tout le monde peut accéder au plan, comprend son rôle et peut exécuter le plan sans vous, si nécessaire. Il ne sert à rien d'avoir un plan si personne ne le sait. Mettez à jour le plan de manière appropriée - cela devrait être un document évolutif. Faites des recherches - il existe de nombreux exemples de ce à quoi devrait ressembler un plan de préparation aux situations d'urgence.

Comment garderez-vous votre entreprise opérationnelle après l'événement?

L'un des plus grands défis auxquels un propriétaire de petite entreprise peut faire face est de rester opérationnel après une catastrophe. La possibilité de reprendre rapidement les opérations après une catastrophe peut faire ou défaire votre entreprise. Bien qu'il n'y ait pas de plan unique pour la continuité des activités - chaque entreprise est différente - voici quelques éléments clés:

  • Comprenez comment vos fournisseurs seront impactés. Comment vont-ils vous livrer leurs produits ou services et vice versa?
  • Sauvegardez les données critiques et conservez des copies hors site, soit dans un emplacement distant, soit sur un serveur hors site.
  • Comment allez-vous accéder aux liquidités en cas de crise? À la suite d'un tremblement de terre ou d'une autre catastrophe, vous aurez peut-être besoin de liquidités au cas où les banques et les infrastructures ne seraient pas opérationnelles. Bien que nous ne recommandions pas de garder de grandes quantités d'argent en main, vous devez envisager d'avoir accès à suffisamment d'argent pour vous permettre de passer quelques jours.
  • Où allez-vous opérer si vos locaux sont endommagés et dangereux? Envisagez un emplacement de secours à utiliser en cas d'urgence.
  • Réfléchissez à la manière dont vous communiquerez avec vos employés, clients et partenaires commerciaux en cas de catastrophe. Assurez-vous que vous disposez des numéros de téléphone ou des adresses électroniques personnelles des employés et qu'ils savent que c'est ainsi que vous les contacterez en cas d'urgence. Ayez un plan qui traite de la façon dont vous communiquerez avec les clients pour leur faire savoir à quoi s'attendre.
  • Assurez-vous d'avoir souscrit une assurance appropriée. Les recherches montrent que les gens ne comprennent pas ce que leur police d'assurance couvre et ne couvre pas, alors assurez-vous de poser des questions. Votre représentant en assurance peut être une ressource inestimable, alors profitez de ses connaissances approfondies pour évaluer vos risques et le rôle que l'assurance peut jouer pour les atténuer.

Les catastrophes se produisent, mais elles ne doivent pas faire dérailler votre entreprise. La création et la révision régulière de plans robustes de continuité des activités et de préparation aux situations d'urgence peuvent vous aider à réduire votre temps de reprise et à démarrer rapidement votre entreprise après une catastrophe.