Lorsque vous dirigez une entreprise, une chose peut sembler inévitable - des piles de papier. 

Pourtant, avec l'augmentation récente de la puissance informatique, des applications Web et des produits de consommation, le rêve d'un bureau entièrement sans papier est plus proche qu'il ne l'a jamais été.

L'idée de la philosophie sans papier - un bureau où l'information est stockée et gérée électroniquement plutôt que sur papier - est devenue populaire pour la première fois au milieu des années 1980, alors que les ordinateurs commençaient à faire partie intégrante du paysage commercial. Ironiquement, l'invention de l'ordinateur a conduit à plus de documents papier, plutôt qu'à moins.

Cependant, alors que les entreprises ont commencé à adopter le cloud computing et d'autres services de stockage électronique au cours des cinq dernières années, la possibilité d'un bureau véritablement sans papier est à portée de main.

Avantages de l'adoption d'un bureau sans papier

Une philosophie sans papier a des impacts environnementaux positifs évidents, mais elle présente également des avantages qui affectent la performance globale d'une entreprise, notamment:

Facilité de stockage

De nombreux systèmes de gestion de documents vous permettent de gérer et de partager des documents électroniques avec un accès à tout moment et en tout lieu, à condition que vous soyez connecté à Internet. Vous pouvez également partager l'accès en toute sécurité avec plusieurs utilisateurs en accordant une autorisation à des fichiers ou dossiers spécifiques.

Gain de temps

Les fonctions de recherche de nombreux systèmes de gestion de documents actuels sont très avancées et vous permettent de suivre les fichiers via des notes, des balises et des dossiers. Cela facilite la recherche d'un ancien fichier, car tout ce que vous avez à faire est de remplir votre requête de recherche.

Sécurité

La majorité des systèmes de gestion de documents électroniques utilisent les mêmes fonctionnalités de sécurité que les applications bancaires en ligne, notamment le cryptage 256 SSL, les contrôles administratifs et les sauvegardes quotidiennes sur divers serveurs. Il est important de vérifier les fonctions de sécurité de la gestion des documents avant de choisir un système spécifique.

Comment découper le papier

Si un bureau 100% sans papier n'est peut-être pas encore une réalité pour la plupart des entreprises, il existe aujourd'hui de nombreux outils disponibles qui peuvent vous aider à adopter la philosophie de la dématérialisation. Qu'il s'agisse de stocker et de gérer des fichiers, de payer des factures, d'envoyer des reçus ou de présenter à de grands groupes de parties prenantes, il existe des moyens de contourner le papier. Les moyens simples de commencer à réduire le papier sont les suivants:

1. Stockage et partage de fichiers

De nombreux systèmes de gestion de documents vous permettent de stocker facilement des fichiers volumineux, tout en vous donnant la possibilité de gérer et de partager des informations avec d'autres utilisateurs. Qu'il s'agisse d'un reçu, d'un relevé, d'une proposition ou d'un projet; téléchargez-le sur votre système de gestion de documents où il peut être consulté en toute sécurité à tout moment, n'importe où.

2. Relevés dématérialisés et paiement des factures

La gestion des finances de votre entreprise en ligne permet des paiements rapides qui sont beaucoup plus faciles à suivre. De nombreuses banques proposent des relevés sans papier et offrent parfois même des incitatifs aux clients qui gèrent leurs comptes en ligne. En recevant et en envoyant des paiements en ligne, vous êtes en mesure de réduire le temps de coordination des factures, des chèques et des envois. Vous réduisez également le temps que vous passez à la banque locale!

3. Réunion et présentations

Souvent, des informations sur papier peuvent faire ou défaire une présentation. Heureusement, il existe de nombreuses applications qui vous permettent de réduire le papier, tout en montrant à vos parties prenantes ce qu'elles doivent savoir. Les applications de partage d'écran à distance offrent la possibilité de partager l'écran avec plusieurs ordinateurs et tablettes au cours d'une présentation. Cela vous permet essentiellement de détourner leur ordinateur (avec permission!) Et d'afficher les informations nécessaires dont vous avez besoin pour passer.

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de réduire le papier au bureau. Grâce à ces technologies émergentes, nous sommes plus que jamais en mesure de nous concentrer sur la philosophie d'entreprise sans papier et de réduire nos charges de travail tout en contribuant à créer un environnement durable (si ce n'est juste un peu!). Non seulement la dématérialisation réduit l'encombrement de votre bureau, mais elle permet également d'économiser du temps et de l'argent, tout en vous donnant la possibilité d'ajouter du vert à votre PR.