En tant que propriétaire d'entreprise, vous ne souhaitez pas augmenter vos effectifs si vous n'en avez pas besoin. C'est pourquoi il est important de voir où du temps est perdu dans votre entreprise et d'y remédier.
Une communication efficace permet à votre équipe d'améliorer les relations avec les clients, de rester concentrée sur sa tâche et de réduire les heures perdues dans sa journée. Ce type d’augmentation de productivité peut rivaliser avec celui de quatre personnes travaillant sans communication claire.
Vous sentez-vous enseveli sous une avalanche de messages, submergé par le défi de la gestion de la boîte de réception avec trop d'e-mails, de chats, de messages sociaux, de discussions en ligne, d'appels et de SMS ?
Ne vous inquiétez pas, nous pouvons vous aider à organiser votre boîte de réception, à améliorer la communication et à simplifier la gestion de votre entreprise.
Nettoyer le désordre pour la gestion de la boîte de réception
Dès le départ, il est essentiel de prendre des mesures pour désencombrer votre boîte de réception. Vous devez vous assurer de ne pas perdre les e-mails importants de vos clients au milieu d'une mer de spam et de messages promotionnels.
Pour reprendre le contrôle de votre messagerie, démarrez désinscription des newsletters et les listes de diffusion qui s'accumulent.
Pour rendre cette tâche plus gérable et moins écrasante, envisagez de la diviser en un objectif quotidien ou hebdomadaire. Engagez-vous à vous désinscrire d’une ou même de quelques listes chaque jour.
En vous fixant un petit objectif, vous pouvez réduire le nombre d’e-mails sans vous sentir dépassé.
Mettez en œuvre la règle des 2 minutes
Une autre bonne pratique pour gérer votre boîte de réception consiste à mettre en œuvre la règle des 2 minutes. Si vous pouvez rédiger rapidement un e-mail ou répondre à la question d'un client en moins de deux minutes, faites-le immédiatement.
Vous voulez éviter de reporter les demandes faciles. Ils peuvent facilement se transformer en une surcharge de boîte de réception qui prend beaucoup de temps. En traitant immédiatement des tâches rapides, vous vous assurez que votre boîte de réception reste épurée et concentrée sur les messages essentiels. Cela facilite la priorisation et le traitement des e-mails et des tâches plus complexes en cas de besoin.
Si une réponse de deux minutes ne suffit pas, plutôt que de les laisser rester dans votre boîte de réception, enregistrez-les pour plus tard. Marquez les e-mails comme importants ou épinglez-les pour y revenir lorsque vous avez le temps et la concentration.
Conseil de gestion de la boîte de réception Pro :
Bloquez du temps dans votre journée ou votre semaine de travail spécifiquement dédié à répondre aux demandes et au suivi des messages détaillés. En désignant certaines plages horaires uniquement pour le traitement des demandes rapides, vous vous assurez de disposer d'un temps ininterrompu et ciblé pour y répondre.
Savoir que vous avez fixé du temps pour traiter les demandes peut réduire le stress de ressentir le besoin de répondre tout de suite. Cela crée un sentiment de contrôle sur votre flux de travail.
Consolidez vos boîtes de réception avec des outils de communication numérique
Enfin et surtout, votre boîte de réception ne contient plus seulement des e-mails de nos jours. Les messages affluent de divers coins d'Internet, notamment des réseaux sociaux, des discussions en ligne, des appels, des SMS et bien plus encore.
Il est essentiel de disposer d'un système efficace pour suivre toutes ces boîtes de réception. Heureusement, Thryv® Centre de commandement offre une solution transparente. Cette plate-forme combine vos conversations clients sur plus de 12 canaux dans une boîte de réception centralisée, notamment :
- Courriel : Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, iCloud et IMAP
- Médias sociaux : Facebook Messenger et Instagram Messenger
- Appels et SMS : appels, chats texte et vidéo
- Site Web : Webchats
De plus, les messages professionnels de Google seront bientôt disponibles !
Cela permet non seulement de gagner du temps, mais minimise également le risque de manquer des messages importants.
De plus, Thryv Command Center introduit des fils de discussion conviviaux qui organisent vos interactions clients par ordre chronologique, quelle que soit leur source, même la messagerie vocale !
Considérez ceci : un client a certainement laissé un message vocal après les heures de bureau. Avec Thryv Command Center, vous recevrez automatiquement les messages vocaux transcrits directement dans leur fil de discussion existant. Cela permet de voir facilement leur demande et de la traiter en conséquence.
De plus, la possibilité de référencer des conversations passées garantit que les clients bénéficient d’une assistance cohérente et bien informée. Ils n’ont plus besoin de réitérer ou de récapituler les conversations passées, garantissant ainsi une expérience de communication plus fluide.
Vos clients peuvent désormais nous contacter en toute confiance via n'importe quel canal et savoir que leurs messages seront traités efficacement. Prêt à en savoir plus ? Visitez-nous pour utiliser Command Center gratuitement.
Small Business BC est là pour vous aider
SBBC est un centre de ressources à but non lucratif pour les petites entreprises basées en Colombie-Britannique. Quelle que soit votre idée du succès, nous sommes là pour vous fournir un soutien et des ressources holistiques à chaque étape du parcours. Découvrez notre gamme de webinaires d'affaires, sur demande Formation en ligne, Notre Parlez à un expert, ou parcourez notre articles d'affaires.
