Diriger une petite entreprise est passionnant mais aussi épuisant. Cela est particulièrement vrai si vous ne disposez pas de suffisamment de ressources pour embaucher du personnel supplémentaire, comme des comptables, pour prendre soin de vos livres. C'est à ce moment-là que vous risquez d'avoir des ennuis avec l'Agence du revenu du Canada.
Mais saviez-vous que vous pouvez réellement automatiser votre comptabilité, éliminant ainsi le besoin d'embaucher un comptable ? Mais tout d'abord, voici comment l'automatisation de la comptabilité peut profiter à votre entreprise.
Avantages de l'automatisation de la comptabilité
- Réduit l'erreur humaine.
- Gain de temps.
- Assure une récupération rapide des données.
- Permet l'accès au cloud.
- Fournit un stockage sécurisé.
- Permet des intégrations en temps réel.
- Augmente l'efficacité opérationnelle.
- Garantit la cohérence des pratiques comptables.
Étapes pour automatiser votre comptabilité en 2021
Maintenant que vous savez comment l'automatisation de la comptabilité peut profiter à votre entreprise, voici comment mettre en œuvre cette stratégie.
Étape 1 : Identifiez vos processus comptables
La vérité est que certains de vos processus comptables n'ont pas besoin d'être automatisés. Il est donc important d'identifier ceux qui le font. Un excellent moyen de trouver des processus comptables pouvant être automatisés consiste à considérer ceux qui :
- Exiger une attention répétitive et constante.
- Besoin d'une interaction humaine de haut niveau au niveau personnel.
- Ne nécessite pas beaucoup d'effort mental et de créativité.
Par exemple, supposons que vous envoyiez généralement des e-mails à vos clients tous les matins, les informant des factures impayées. Dans ce cas, ce processus peut être automatisé, ce qui vous permet d'économiser beaucoup de temps, d'argent et d'énergie.
Étape #2 : Choisissez le bon logiciel d'automatisation
Compte tenu de la demande croissante d'automatisation de la comptabilité d'entreprise, il existe de nombreux outils promettant de fournir les meilleures fonctionnalités d'automatisation pour les petites entreprises. Cependant, le bon outil dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici une liste de 11 des meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises qui valent le détour.
Étape 3 : superviser le processus d'automatisation
Pour réaliser le véritable potentiel de l'outil d'automatisation comptable de votre choix, il est conseillé de le faire gérer par quelqu'un. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez embaucher du personnel supplémentaire pour gérer spécifiquement le logiciel ; il bat la logique derrière l'acquisition du logiciel en premier lieu.
Au lieu de cela, vous pouvez désigner vous-même ou un membre de votre équipe pour gérer le logiciel, en vous assurant qu'il fonctionne et fonctionne efficacement. Cela pourrait également signifier acquérir une formation supplémentaire pour apprendre comment fonctionne le logiciel, mais la plupart des logiciels de comptabilité sont adaptés aux débutants et ne devraient vous prendre que quelques jours ou semaines pour apprendre comment ils fonctionnent.
Étape 4 : créer un flux de travail
Pour que le logiciel de comptabilité serve encore plus efficacement votre entreprise, vous devez configurer un flux de travail à suivre chaque fois que vous avez besoin d'automatisation. Dans ce contexte, un workflow est une structure qui dicte comment exécuter une tâche spécifique.
Le flux de travail doit inclure les éléments suivants.
Gâchette
Un déclencheur est un événement qui lance un processus spécifique, par exemple une facture échue.
Action
L'action est généralement une réponse au déclencheur. Par exemple, l'envoi de la facture au client ou un rappel du solde dû.
Résultat
Une combinaison du déclencheur et de l'action est ce qui génère le résultat, par exemple, lorsque le client ouvre l'e-mail de rappel, clique sur la page de traitement du paiement et traite le paiement, réglant efficacement son solde impayé.
Étape 5 : Testez le flux de travail
Tester votre flux de travail bien à l'avance permet d'identifier les problèmes que vous pourriez rencontrer en cours de route. Par exemple, vous pouvez configurer un compte de messagerie à des fins de test. Ensuite, en fonction des fonctionnalités du logiciel spécifique, vous pouvez envoyer un e-mail automatisé au compte de messagerie et confirmer s'il a été livré. Et si l'e-mail contient un lien vers une page de traitement des paiements, suivez les étapes pour vérifier que la fonctionnalité fonctionne également.
Conclusion
L'importance de l'automatisation de la comptabilité d'entreprise ne peut jamais être sous-estimée, en particulier dans le monde de la technologie moderne. L'automatisation de votre comptabilité pourrait faire la différence entre perdre des milliers de dollars chaque année ou gagner et économiser encore plus. Visite SimplifierLLC pour apprendre des conseils essentiels sur le démarrage et la gestion d'une petite entreprise.