Une enquête récente a révélé que un tiers des entreprises de la Colombie-Britannique déclarent être victimes de fraude, mais seulement 5% des entreprises interrogées perçoivent le risque de fraude comme élevé.

Avec cet écart entre ceux qui sont conscients des risques et du nombre de crimes liés à la fraude réellement commis, il est plus important que jamais pour vous de vous renseigner sur les risques potentiels pour votre entreprise.

Sources courantes de fraude

La fraude peut provenir à la fois de l'intérieur et de l'extérieur de votre entreprise:

Fraude interne

Le vol des employés est une source courante de fraude. Ce vol peut prendre de nombreuses formes - de la perte de stocks aux pratiques comptables contraires à l'éthique et au vol d'actifs financiers réels.

Fraude externe

À l'extérieur, les sources potentielles de fraude sont beaucoup plus larges. La fraude des clients peut prendre la forme de faux billets, de chèques sans provision et de l'utilisation de cartes de crédit volées. Pour les entreprises ayant une composante de vente au détail, les faux retours peuvent également être un problème.

Les transactions frauduleuses avec des sous-traitants tiers peuvent prendre la forme de surfacturation, de systèmes de frais avancés et de leur incapacité à livrer intégralement le travail convenu.

Enfin, il existe des menaces de nature plus anonyme, telles que le piratage informatique et le vol d'informations provenant de sources extérieures.

Comment vous protéger

La prévention de la fraude ne consiste pas à s'attendre au pire des gens - il s'agit de prendre des mesures proactives pour limiter l'exposition de votre entreprise à certains risques.

Utilisez ces conseils simples pour commencer à protéger votre petite entreprise contre la fraude dès maintenant:

1. Renseignez-vous ainsi que vos employés

En s'appuyant sur des mots de passe communs, en utilisant le même mot de passe pour toutes les connexions et en conservant des listes de mots de passe dans ou à proximité des ordinateurs, il est trop facile pour les fraudeurs de voler des informations sensibles sur votre entreprise et vos employés.

La première étape pour vous protéger contre les formes élémentaires de vol d'informations consiste à vous informer, ainsi qu'à vos employés, de créer des mots de passe sécurisés, de changer souvent les mots de passe et de protéger ces mots de passe.

2. Mettre en œuvre des politiques claires

Sans politiques claires en matière de fraude et de vol, les employés risquent de ne pas se rendre compte de l'impact de leurs actions sur votre entreprise - ou des ramifications qui pourraient en résulter pour eux s'ils sont découverts.

Par exemple, bien qu'il puisse sembler qu'il y ait un saut évident entre un employé ramenant à la maison une poignée de stylos et un employé prenant un ordinateur portable inutilisé au bureau, pour certains, la distinction n'est peut-être pas aussi claire. Et cela est particulièrement vrai lorsqu'il existe une culture profondément enracinée de «l'emprunt» de fournitures de bureau parmi les employés.

Dans votre manuel de politiques et de procédures, vous devez décrire clairement vos attentes concernant la conduite des employés, ce qui est considéré comme une «fraude» et un «vol», et quelles sont les conséquences de la violation de ces politiques. Ces politiques devraient couvrir tout, du vol des actifs physiques de votre entreprise aux pratiques comptables frauduleuses moins visibles - bien que non moins nuisibles.

3. Gardez des enregistrements détaillés et précis

Trop souvent, en tant que propriétaire d'entreprise, vous devez vous épanouir pour que tout reste en mouvement. Cependant, être organisé et maîtrisé les opérations commerciales peut grandement contribuer à vous protéger des activités frauduleuses.

Il est important de tenir des registres précis et détaillés. Par exemple, sans contrôles d'inventaire solides en place, vous n'aurez aucune idée de la quantité de produit qui peut disparaître de la porte d'entrée ou de la porte arrière de votre entreprise.

En outre, des registres comptables détaillés vous aideront à garder une trace de l'argent qui entre et de ce qui sort, ainsi que de ce que les entrepreneurs vous facturent en fonction des travaux qu'ils exécutent réellement.

4. Faites vos devoirs lors de l'embauche

Lorsque vous recherchez un nouvel employé ou un entrepreneur externe, vous devez faire vos devoirs afin de savoir exactement qui vous embauchez. Prendre le temps de faire une vérification approfondie des références est essentiel pour les employés et les entrepreneurs.

Pour certains postes, vous souhaiterez peut-être également élargir votre processus de recrutement pour inclure la vérification des antécédents. Cependant, vous voudrez vous assurer que vous êtes légalement autorisé à le faire, et votre meilleure option peut être d'utiliser un service réputé spécialisé dans le dépistage préalable à l'emploi pour le faire en votre nom.

5. Activer la dénonciation

Selon la même enquête mentionnée ci-dessus, un nombre important de fraudes sont découvertes dans les entreprises par des dénonciateurs et des tiers.

Il est essentiel de disposer de systèmes permettant aux employés de signaler des conseils de manière anonyme pour lutter contre la fraude dans votre entreprise avant qu'elle ne devienne incontrôlable.

6. Obtenez une assurance

Si malgré tous vos efforts, votre entreprise est victime de fraude, l'assurance peut vous aider à récupérer une partie ou la totalité de vos pertes.

Afin de vous assurer que vous souscrivez une couverture appropriée, vous voudrez consulter un spécialiste de l'assurance afin qu'il puisse vous aider à évaluer tous les risques possibles et quel type d'assurance conviendra le mieux à votre entreprise.

Il n'y a pas de meilleur moment pour commencer que maintenant

La prévention de la fraude est comme tout autre type de prévention - il est facile de différer d'y penser jusqu'à ce que quelque chose devienne un problème évident. Cependant, la fraude peut avoir un impact sérieux sur vos résultats et, dans certains cas, suffisamment grave pour que votre entreprise ne puisse pas se rétablir.

En prenant quelques mesures simples pour mettre en œuvre votre plan de prévention de la fraude, vous protégerez votre entreprise et instaurerez dès maintenant une culture de tolérance zéro pour la fraude et, par conséquent, vous aiderez à atténuer les menaces imprévues à l'avenir.