La plupart des propriétaires de petites entreprises ne sont pas doués pour la collecte des factures. Les appels de recouvrement sont souvent effectués au hasard et seulement lorsque le propriétaire est à court d'argent, ayant besoin de fonds pour payer les dépenses. En conséquence, leur trésorerie et leur activité en souffrent.

La majorité des propriétaires de petites entreprises prétendent généralement qu'ils sont trop occupés pour passer régulièrement des appels de collecte. La réalité, cependant, est quelque peu différente.

La vérité est que les propriétaires d'entreprise n'aiment pas faire des appels de recouvrement parce qu'ils sont fastidieux et risqués. De mauvais appels de recouvrement pourraient créer des tensions avec les clients et mettre en péril les activités futures. Par conséquent, l'entreprise est toujours sur des bases financières incertaines.

Heureusement, il ne doit pas en être ainsi. Voici sept étapes simples pour vous aider à être payé à temps.

Cette étape est la plus importante. Fournissez des conditions de crédit uniquement aux clients qui ont de bons antécédents de paiement des factures à temps. Les clients qui ne respectent pas cette norme doivent payer à l'avance. Cette approche devrait résoudre la plupart de vos problèmes de collections. Cependant, un suivi adéquat est également important.

Pour en savoir plus sur l'offre de conditions de 30 jours nets, lisez notre article précédent sur Small Business BC, devriez-vous offrir des conditions de paiement de 30 jours à vos entreprises clientes?

Un moyen simple de minimiser les litiges de paiement et les malentendus des clients consiste à ajouter une lettre d'acceptation à votre processus de facturation. La lettre d'acceptation est une courte lettre que votre client signe après la livraison de votre produit / service mais avant la facturation. La lettre indique que tout a été livré conformément au contrat.

L'utilisation de cette lettre incite souvent les clients à divulguer tout problème dès le début, ce qui vous donne la possibilité de les résoudre. Travaillez avec votre conseiller juridique pour développer une lettre qui vous offre des protections mais qui n'est pas si stricte que les clients refuseront de la signer.

La plupart des contrats, en particulier ceux avec de plus grandes entreprises, décrivent un processus spécifique pour soumettre une facture et être payé. Lisez attentivement cette section et suivez ses instructions à la lettre.

S'ils vous demandent de soumettre la facture et les documents à un chef de projet, avec une copie au service des comptes fournisseurs, faites-le. Sinon, vous risquez un retard inutile dans votre paiement.

Lors de la soumission d'une facture, incluez une copie de la lettre d'acceptation signée de l'étape précédente. Cette étape à elle seule peut empêcher de nombreux problèmes de se produire en premier lieu.

Suivez vos factures chaque semaine ou plus souvent si possible. Le moyen le plus simple de suivre les factures est d'utiliser le rapport de vieillissement des factures inclus avec tous les progiciels de comptabilité standard.

Appelez le client une fois qu'une facture est en souffrance depuis quelques jours. Demandez s'il y a des problèmes et s'ils peuvent vous donner une date de paiement prévue. Répétez ce processus s'ils manquent la nouvelle date limite de paiement.

L'une des raisons d'utiliser une lettre d'acceptation (étape 2) est de minimiser les risques de non-paiement en raison d'un litige. Cependant, des litiges peuvent survenir même après la signature de la lettre.

Déterminez si le litige est valide. Si tel est le cas, résolvez le problème immédiatement. Il est toujours à votre avantage de garder votre réputation intacte et vos clients heureux.

Cependant, il arrive parfois que les clients «fabriquent» des litiges comme excuse pour obtenir gratuitement du travail supplémentaire hors du champ de travail d'un fournisseur. Si cela se produit, pensez à diriger votre client vers la lettre d'acceptation signée. Cette stratégie résout généralement le problème rapidement. Sinon, envisagez de parler à votre conseiller juridique.

Traitez toujours les clients, même ceux qui ne paient pas à temps, avec respect et professionnalisme. Cette approche est à la fois une bonne affaire et une bonne tactique de recouvrement.

Si votre client ne peut pas payer, essayez de découvrir pourquoi. Négociez une prolongation ou des acomptes provisionnels - tels que 30% maintenant, 30% dans un mois et le reste un mois après cela. Cet arrangement est préférable au fait de ne pas être payé ou de suivre des voies juridiques.

Si le client est incapable ou refuse de négocier, envisagez de faire appel à un conseiller juridique ou de travailler avec une agence de recouvrement. Ces solutions sont généralement les meilleures options à ce stade.

Ce système professionnel vous aidera non seulement à être payé à temps, mais réduira le temps que vous passez à chasser les factures hors de votre calendrier. La clé est de suivre chaque étape méthodiquement.