Lors de la planification d'un événement, quelle que soit sa taille, la clé du succès réside dans les détails. Qu'il s'agisse de trouver le bon traiteur pour une fonction, de trouver un emplacement pour une collecte de fonds ou de choisir le bon moment pour un événement de réseautage - les détails font toute la différence.

Aussi importants que soient les détails pour vous, ils sont encore plus importants pour vos participants. Il suffit d'un participant non informé (ou pire, mal informé) pour transformer une soirée parfaite en une relation ruinée ou en une opportunité manquée pour votre entreprise.

Voici quelques conseils pour vous assurer que vous «faites attention aux détails» afin de maximiser la participation à votre prochain événement.

Faites passer le mot tôt

Lors de la planification de votre événement, certains détails seront toujours modifiés ou décidés dans les semaines, les jours et même les heures précédant votre événement. Mais ce n'est pas parce que vous n'avez pas réglé tous les détails que vous ne pouvez pas commencer à promouvoir votre événement. En fait, faire passer le mot tôt permettra à votre public de disposer de suffisamment de temps pour organiser son emploi du temps et obtenir des réponses à ses questions.

Envoyez un rappel

À l'approche de votre événement, vous voudrez vous assurer que votre événement reste une priorité auprès de votre public cible. Un excellent moyen d'y parvenir est d'envoyer un e-mail de rappel. Cela aidera non seulement à augmenter votre participation, en donnant à ceux qui n'étaient peut-être pas prêts à s'inscrire lorsque vous avez envoyé votre première invitation, mais cela vous permettra également de fournir des informations plus à jour. (Vous pouvez également utiliser le rappel pour créer une anticipation avec une annonce spéciale ou donner des mises à jour sur des choses comme les prévisions météorologiques, le cas échéant).

Fournir des détails lors de l'inscription

L'inscription aux événements est généralement considérée comme un moyen d'obtenir des détails pour les planificateurs d'événements. Mais l'inscription en ligne est également importante pour fournir des informations aux participants. Les méthodes de paiement acceptées lors de l'événement, les limites d'âge requises (21 ans et plus par exemple) ou les codes vestimentaires sont tout ce que vous pouvez fournir au moment de l'inscription pour vous assurer que les invités ne le sauront pas après coup.

Gardez vos inscrits à jour

Vous vous souvenez de ces détails de dernière minute dont nous avons déjà parlé? Vous allez vouloir les partager avec vos inscrits avant qu'ils n'arrivent à votre événement. Un excellent moyen de le faire est de créer une liste de courrier électronique des inscrits et d'envoyer une notification ciblée directement dans leur boîte de réception. Ensuite, vous pouvez utiliser cette liste pour fournir des mises à jour de dernière minute et pour rappeler aux participants les détails dont ils auront besoin à leur arrivée.