Même si la tenue de livres n’est peut-être pas la partie la plus passionnante de la gestion d’une entreprise, elle joue un rôle crucial dans son bon fonctionnement. Adopter de bonnes habitudes dès le début peut vous aider à éviter des erreurs coûteuses. Pour vous aider, nous avons rassemblé ces cinq conseils de tenue de livres pour que vos opérations restent efficaces.
1. Planifiez les dépenses importantes
Pensez aux dépenses qui pourraient survenir au cours des cinq prochaines années. Est-il probable que vous deviez moderniser vos installations ? Votre matériel de bureau doit être remplacé ? N'oubliez pas de tenir compte des hauts et des bas saisonniers et de leur impact sur votre budget.
En prévoyant des évolutions significatives ou des pics de coûts de personnel, vous éviterez de retirer de l'argent à l'entreprise les bons mois et de vous retrouver à court d'argent pendant les mois plus lents.
2. Suivez vos dépenses
Les dépenses peuvent être difficiles à suivre. Mais les cartes de crédit professionnelles sont des outils pratiques qui vous permettent de suivre toutes vos dépenses en un seul endroit. Autrement dit, tant que vous restez à jour avec vos paiements. La plupart des fournisseurs ont même adopté un service qui classe votre facture en types de dépenses, ce qui signifie une tâche de moins pour vous.
Pour vous aider à préparer les audits, il est également utile de noter dans votre calendrier les clients que vous rencontrez pour un café, des déjeuners et des événements. Cela vaut également pour le kilométrage de la voiture. Lorsque vous parcourez de longues distances pour vous rendre à des réunions, assurez-vous de suivre votre kilométrage ou d'effectuer un calcul avec Google Maps pour enregistrer la distance parcourue et les coûts associés. Cela aidera à justifier vos dépenses pour vos dossiers fiscaux.
3. Enregistrez correctement les dépôts
Qu'il s'agisse d'un cahier et d'un crayon, d'une feuille de calcul Excel ou d'un logiciel financier comme Sage, assurez-vous de garder une trace de ce qui est déposé sur votre compte bancaire professionnel.
Vous êtes susceptible d'effectuer divers dépôts sur votre compte tout au long de l'année. Considérez donc la provenance de chaque dépôt pour vous protéger contre le paiement d’impôts sur de l’argent qui n’est pas un revenu.
4. Mettez de l’argent de côté pour les impôts
Vous savez que vous devrez payer des impôts et quand ils seront dus, alors n'oubliez pas de mettre de l'argent de côté pour eux. Les impôts impayés peuvent entraîner des pénalités et des intérêts de la part de l'ARC, alors assurez-vous que l'argent est là en cas de besoin.
Que vous en économisiez chaque mois ou à chaque paiement d’un contrat, votre futur vous vous en remerciera.
5. Gardez un œil sur vos factures
Désignez quelqu'un pour suivre votre facturation, car les factures en retard et impayées peuvent nuire à votre trésorerie. Ensuite, mettez en place une procédure en cas de facture impayée. Cela pourrait consister à émettre une deuxième facture, à passer un appel téléphonique et même à imposer des pénalités telles que des frais supplémentaires à des dates limites précises.
Élaborez un plan pour les clients qui ont 30, 60 et 90 jours de retard. N’oubliez pas que tout retard de paiement est un prêt sans intérêt qui nuit à votre trésorerie.
Gérez votre argent
Même si vous êtes habitué à stocker de nombreux détails financiers dans votre tête, cela représente un risque énorme et des surprises peuvent survenir. Mieux gérer votre argent peut vous aider à atteindre et à respecter des objectifs à long terme, à atténuer les hauts et les bas saisonniers de votre flux de trésorerie et même à améliorer vos bénéfices. De plus, cela vous aidera à éviter des ennuis avec l'Agence du revenu du Canada.
Comment Small Business BC peut aider votre entreprise
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