Outils d'automatisation essentiels pour les petites entreprises

Vous êtes-vous déjà retrouvé à tourner en spirale dans un tourbillon de temps perdu, à feuilleter des dossiers de papier en essayant de localiser un document particulier? Envoyez-vous toujours manuellement les mêmes e-mails, suivez-vous les factures des clients et traitez-vous les paiements? Passez-vous un temps sans fin à essayer de gérer et de communiquer avec les clients? Les propriétaires d'entreprise passent souvent des heures (collectivement) à faire des tâches subalternes comme celles-ci qui nécessitent des processus manuels chronophages. Ces types de tâches entraînent des coûts d'opportunité importants et réduisent une productivité précieuse. La gestion des tâches de votre entreprise devrait être comme si vous étiez assis dans une salle de contrôle d'une machine bien huilée, où peu d'entrées manuelles (par exemple en cliquant sur un bouton) automatisent une série de sorties (par exemple, créer et envoyer une facture).

Automatisation des processus métier

«Utiliser la technologie pour simplifier et rationaliser un processus métier en éliminant les étapes inefficaces ou inutiles.»

Plutôt que de devenir esclave de l'accomplissement de tâches subalternes, pourquoi ne pas utiliser des outils d'automatisation qui feront le travail à votre place? Vous aurez plus de temps pour planifier stratégiquement, innover et conclure cette transaction en utilisant les outils d'automatisation des processus métier ci-dessous:

Logiciels de productivité

Office 365 et notre Suite G sont des éléments essentiels des logiciels de productivité bureautique avec lesquels vous êtes presque certainement familier. Du point de vue de l'automatisation, ces outils sont de loin les plus largement pris en charge et fournissent la base de nombreuses possibilités. En plus de toutes les possibilités d'intégration, Office 365 et G Suite ont tous deux un grand nombre de modules complémentaires qui peuvent être facilement ajoutés pour aider à automatiser diverses tâches. Si vous n'utilisez pas déjà l'un de ces deux outils pour gérer votre courrier électronique, vos documents et votre calendrier, vous devriez sérieusement envisager de faire le changement.

Outils à essayer:

Quelques opportunités d'automatisation:

  • Kissflow - logiciel de gestion des processus métier par glisser-déposer
  • Calendly - automatiser le processus de prise de rendez-vous
  • boomerang - rappels automatiques, planification et plus pour les e-mails
  • MeisterTask - convertir automatiquement les e-mails en tâches

Communications avec les clients et marketing par e-mail

L'époque de l'envoi manuel d'e-mails répétitifs à vos clients ou prospects est révolue. Des applications de messagerie existent maintenant pour répondre automatiquement en votre nom, vous aider à gérer vos listes de diffusion, diffuser votre contenu à des déclencheurs prédéterminés, et la liste continue. Bien que vous soyez déjà familier avec ces outils pour l'envoi de newsletters simples, une grande partie de leur puissance potentielle provient de fonctionnalités telles que MailChimp 's Fonctionnalités d'automatisation du marketing ou Constant ContactRépondeurs automatiques de.

Outils à essayer:

Quelques opportunités d'automatisation:

  • Réponse automatique aux nouvelles demandes
  • Des campagnes de vente à lancement automatique à différents moments de votre entonnoir de vente
  • Campagnes de contenu à diffusion automatique pour nourrir vos prospects
  • Newsletter à diffusion automatique à des heures prédéterminées pour garder vos clients et prospects informés

Facturation

Créer et émettre manuellement des factures à chaque client que vous avez est un processus laborieux, surtout si votre entreprise évolue. Les applications de comptabilité dans le cloud vous permettent désormais non seulement d'automatiser votre facturation, mais aussi de garder un œil sur les retards de paiement, de faire payer vos clients directement en ligne, et bien plus encore. Vous en avez assez de créer manuellement vos notes de frais? Shoeboxed est une application qui peut automatiser la saisie de vos données dans vos notes de frais en extrayant des chiffres des reçus et plus encore!

Outils à essayer:

Quelques opportunités d'automatisation:

  • Création automatique et émission de factures
  • Notifications automatiques pour les rappels de paiement et les paiements en retard
  • Traitement automatique des paiements effectués par carte de crédit
  • Création automatique de notes de frais

Service à la clientèle

Le suivi manuel des demandes d'assistance client, la supervision de leurs comptes et le recours à des fils de discussion désorganisés appartiennent au passé. Il existe un logiciel de Helpdesk qui vous permet d'interagir avec vos clients en temps opportun, garantit le suivi de toutes les demandes d'assistance client et vous permet de définir des flux de travail et des actions personnalisés pour automatiser des parties du processus d'assistance.

Outils à essayer:

Quelques opportunités d'automatisation:

  • Envoyez automatiquement des modèles de réponses aux clients
  • Suggérer automatiquement des solutions potentielles en fonction du texte de la demande du client
  • Fournir une base de connaissances intelligente en libre-service aux clients
  • Gardez toutes les interactions client au même endroit
  • Escalade automatique des demandes des clients et suivi des demandes personnalisées via le système de tickets

Faire en sorte que tout fonctionne ensemble

Si vous souhaitez obtenir une automatisation maximale du bricolage, Zapier est un outil d'automatisation dédié qui permet aux applications de fonctionner ensemble pour que vous leviez encore moins les doigts. Les applications sans fin de Zapier seront développées plus en détail dans une future soumission.

Outils à essayer:

Quelques opportunités d'automatisation:

  • Transfert automatique des données des documents GSuite vers d'autres formulaires et rapports
  • Transfert automatique des contacts segmentés dans des listes de diffusion
  • Créez automatiquement des tickets de suivi du support client pour chaque demande soumise

Et voilà, les outils pour faire de votre entreprise une machine plus efficace et bien huilée. Restez à l'écoute pour savoir comment intégrer ces applications dans une seule plate-forme pour des processus encore plus rationalisés.