Il est difficile de surestimer la taille de l'industrie mondiale des événements. En 2019, plus de 1.5 milliard de personnes ont participé à des événements commerciaux dans le monde entier, employant des millions de personnes et contribuant directement à nos économies. Depuis mars, cette industrie est décimée par les réalités du COVID-19. S'il est dangereux pour les gens de se rassembler en nombre, comment les événements peuvent-ils être organisés en toute sécurité?

Plus près de chez nous, l'industrie des événements de la Colombie-Britannique est plus ou moins en train de s'arrêter complètement. Le centre des congrès emblématique de Vancouver a été reconverti en hôpital de fortune, tandis que l'industrie du mariage généralement florissante de la Colombie-Britannique doit faire face à un an avec peu ou pas de revenus.

Qu'il s'agisse d'organisateurs d'événements, de traiteurs, de fleuristes ou même de DJ, les petites entreprises ont subi le plus gros de cet impact. Même Small Business BC n'a pas été à l'abri. Notre coordinatrice des événements, Ruby Wang, détaille l'impact que nous avons ressenti à la mi-mars.

«Small Business BC a connu une année solide d’événements majeurs prévus pour soutenir notre communauté d’entrepreneurs. Après le succès du Gala des Small Business BC Awards 2020, nous étions ravis de plonger directement dans d'autres événements majeurs avec cet élan. Cependant, avec la mise en quarantaine provinciale deux semaines après les prix SBBC, notre équipe a immédiatement décidé de reporter ces événements indéfiniment, car la sécurité était notre priorité numéro un.

Le spectacle continue (ligne)

Les personnes travaillant dans l'industrie de l'événementiel sont connues pour leur capacité d'adaptation et leur talent pour sortir des sentiers battus. Depuis mars, l'industrie a subi une révolution numérique, les entreprises organisant des événements de toutes tailles en ligne tout en offrant de la valeur. Le logiciel Zoom très populaire, parmi plusieurs options, a rendu cette transition relativement fluide, permettant aux organisateurs de diffuser des événements à des milliers de téléspectateurs, ainsi que des salles de réunion et des possibilités de réseautage.

Nous vivrons probablement aux côtés du COVID-19 dans un avenir prévisible. Les organisateurs d'événements doivent être prêts à s'adapter à ces temps changeants et à commencer à planifier en conséquence.

«Le COVID-19 a frappé les secteurs de l'événementiel et de l'hôtellerie soudainement et durement. Les événements sont des rassemblements pour les célébrations et les relations, dont la communauté a besoin pendant cette période difficile », explique Ruby.

«SBBC a pivoté rapidement pour s'assurer que nos ressources et plates-formes sont là pour que nos clients se réunissent et se soutiennent mutuellement grâce à notre Meetups numériques initiative. Cette plateforme événementielle gratuite a permis aux entrepreneurs de se réunir sur des questions spécifiques, d'exprimer leurs préoccupations et d'obtenir les conseils d'experts du secteur. Les Meetups numériques ont lieu depuis quatre mois maintenant et ont atteint plus de 1,500 XNUMX personnes. »

Conseils clés pour créer des événements en ligne réussis

Les organisateurs d'événements ont un avantage clé à travailler pour eux lorsqu'ils se connectent en ligne. Le public a déjà accès à des webinaires et passe probablement du temps chaque semaine sur les appels Zoom. Passer à un événement virtuel ne sera pas un grand pas pour eux. Les organisateurs doivent tenir compte de certains éléments fondamentaux pour garantir le succès de leur événement en ligne:

• Comment apporter de la valeur aux participants?
• Comment réussir l'adhésion émotionnelle? Et,
• Comment garder les participants intéressés et engagés?

Examinons chacun de ces points.

Offrir de la valeur aux participants

Comme Simon Sinek s'efforce de nous le rappeler, tout commence par «pourquoi». Commencez par examiner la raison principale pour laquelle les participants voudraient assister à un événement. Ce «pourquoi» peut-il être reproduit numériquement? L'éducation, le réseautage et les ventes sont quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les gens assistent aux événements de l'industrie. Il existe plusieurs options technologiques pour vous aider à fournir cette valeur:

• Zoom - permet à plusieurs centaines de participants à la fois, avec la possibilité pour les salles de sous-commission d'accueillir des discussions plus petites ou des opportunités de réseautage.
• Événements en direct de Microsoft Teams - parfait pour l'éducation, Teams permet aux utilisateurs de diffuser du contenu vidéo à un large public en ligne.
• Courir le monde - Cette plate-forme d'événements en ligne dédiée permet aux utilisateurs d'héberger de manière transparente tout, des petites discussions au coin du feu aux événements de type conférence plus importants.
• Vfoires - Ce logiciel d'exposition virtuelle robuste permet aux organisateurs d'événements de créer des stands pour les salons professionnels, des webinaires pour l'éducation et même des outils de démarrage de conversation pour le réseautage.

Obtenir un buy-in émotionnel

Un objectif clé des organisateurs d'événements est de concevoir des expériences qui correspondent aux désirs et aux besoins des parties prenantes et des participants. Manquez cette marque et cela peut endommager la marque. Frappez-le, et l'événement en ligne sera un énorme succès.

Bien qu'un événement en ligne ne présente pas les avantages de la communication en face à face, il permet aux organisateurs de créer des expériences uniques qui résonneront émotionnellement avec le public. Voici quelques exemples:

• Live Streaming - Il n'y a rien de tel qu'un petit FOMO (peur de rater) pour créer de l'excitation. Les téléspectateurs ne voudront pas manquer l'occasion d'assister à des sessions avec des conférenciers en direct. Prévoyez du temps pour une session de questions et réponses avec l'orateur afin que les membres du public puissent participer.
• Contenu animé - envisagez de produire de brefs extraits animés à parsemer tout au long des présentations. Utilisez-le pour guider les participants à travers des idées complexes ou des démonstrations de produits.
• Événements enregistrés - Les tables rondes sont toujours les sessions les plus informatives et les plus engageantes lors d'événements. Pensez à leur donner plus de visibilité ou même à ajouter des panneaux supplémentaires.
• Rendez-le accessible et inclusif - assurez-vous que votre événement est aussi accessible au plus grand nombre de participants que possible. Fournissez des légendes et des éléments visuels lorsque cela est possible pour l'audio. Essayez de présenter un large éventail de voix tout au long de votre événement.

Garder les participants intéressés

Malgré tous les efforts déployés par les organisateurs, les événements virtuels offrent aux participants de nombreuses occasions de «se déplacer» et de cliquer dans une autre fenêtre. Avec une attention particulière, comment les organisateurs peuvent-ils garder les participants engagés et intéressés? Voici quelques conseils clés pour vous aider:

• Contenu convaincant - le contenu est toujours roi, mais lorsqu'il est livré dans un contexte virtuel, il doit avoir du punch. Éliminez tout gonflement des sessions et envisagez de consacrer plus de temps aux sessions de questions et de réponses.
• Sondage en direct - plusieurs plates-formes d'événements en ligne courantes offrent la possibilité d'insérer des sondages en direct tout au long de la session. Ce petit élément interactif maintient les participants engagés, tout en fournissant des points de données précieux.
• Occasions de réseautage - nous sommes peut-être physiquement distants, mais le réseautage est toujours aussi important que jamais. Saupoudrez d'occasions régulières de réseautage. Les participants peuvent être regroupés par intérêts communs, objectifs ou même au hasard.
• Réseaux Sociaux - créer un hashtag et encourager la participation sur les canaux de médias sociaux pertinents. Envisagez des cadeaux et des défis pour encourager les participants à partager leurs réflexions.
• Regardez la longueur - les sessions peuvent sembler plus longues dans un environnement virtuel. Envisagez de rationaliser les programmes d'événements pour garder les participants concentrés sur le contenu présenté.

L'avenir des événements pendant et après le COVID-19

Avec tout ce qui précède à l'esprit, à quoi ressembleront les événements dans les mois et les années à venir? À bien des égards, la manière auparavant «normale» de faire les choses a été abandonnée et il n'y aura pas de retour en arrière. Les événements en personne auront toujours leur place, mais les organisateurs devront désormais tenir compte du volet santé publique des choses. Le BC CDC a créé un page de ressources pour les organisateurs d'événements avec les dernières informations à connaître.

En Colombie-Britannique, les rassemblements de plus de 50 personnes resteront probablement interdits jusqu'à ce qu'un vaccin ou des traitements efficaces et répandus contre le COVID-19 soient disponibles. Les organisateurs d'événements de notre province devront faire preuve de créativité pour planifier des événements. En ligne reste le plus sûr pour le moment, mais qu'en est-il lorsque les ordonnances de santé publique sont levées?

Il est probable qu'un modèle hybride émergera après le COVID, les organisateurs proposant un composant en ligne parallèlement à un événement physique. Les faibles coûts de diffusion en continu, la disponibilité accrue de la technologie et un public plus large en ligne font de cette décision une évidence pour les organisateurs.

«Les plates-formes d'événements virtuels émergent très rapidement à mesure que les gens se sentent plus à l'aise avec notre« nouvelle normalité ». Ce qui est étonnant à propos de l'industrie de l'événement, c'est qu'elle est remplie d'individus innovants et créatifs. J'ai vu des forfaits de mariage personnalisés pour les petits groupes, des DJ obtenant des concerts Zoom pour des réunions virtuelles, des fournisseurs créant des supports personnalisés tels que des crochets de masque pour les travailleurs de première ligne, et bien plus encore pour faire pivoter leurs activités », a déclaré Ruby.

«Chez SBBC, nous avons mis en place un événement virtuel et une proposition de plate-forme que nous sommes ravis de partager avec le public très prochainement. COVID-19 a fait ressortir les côtés les plus gentils et les plus compréhensifs des individus, et les événements virtuels nous donnent l'opportunité d'aller au-delà de ceux qui nous sont proches géographiquement. Même si les choses peuvent être un peu plus difficiles, je suis optimiste quant à l'avenir! »

Pour en savoir plus

Chez Small Business BC, nous nous engageons à aider les propriétaires d'entreprise à rouvrir de manière sûre et réussie. Notre campagne Back to Business propose des conseils et des conseils spécifiques dans les domaines suivants:

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