5 étapes pour offrir de la valeur par le biais de projets

Une chose que toutes les petites entreprises ont en commun est leur désir de croissance. Chaque petite entreprise espère qu'un jour, elle ne sera pas petite. Les rêves de ce qu'une petite entreprise deviendra un jour sont ce qui tient les propriétaires éveillés la nuit et les aide à y arriver tous les jours. Mais comment réalisez-vous votre rêve? Cette voie n'est généralement pas si claire. Dans ce blog, nous verrons comment l'utilisation d'une approche de croissance basée sur des projets peut rapidement apporter de la valeur à votre petite entreprise.

Focus

Lorsque votre petite entreprise entame son parcours de croissance, il peut être facile de se laisser prendre à la réalisation du quotidien. Il peut également être facile de démarrer trop de projets que vous êtes impatient de réaliser. Aucune de ces situations ne créera une croissance durable.
Faire croître une entreprise de manière durable, c'est comme monter un escalier. Vous devez avancer une étape intentionnelle à la fois. Commencez par dresser une liste des différentes options de projet disponibles. Ensuite, examinez attentivement chaque projet pour trois choses:

  • Quelle est l'importance de ce projet pour mon entreprise?
  • Dans quelle mesure ce projet est-il réalisable?
  • Si je ne fais pas ce projet, quelles sont les conséquences?

Lorsque vous avez terminé de prioriser les projets, en haut de votre liste devraient figurer les projets les plus réalisables, les plus importants et qui ont les plus grandes conséquences s'ils ne sont pas réalisés. Choisissez le projet qui se trouve en haut de la liste sur lequel vous concentrer.

Comprendre

Pour qu'un projet soit significatif, vous devez comprendre comment le projet apportera de la valeur à votre organisation. Définissez un objectif commercial sur lequel le projet s'alignera. L'écriture d'un objectif peut parfois prendre plusieurs itérations. Pour trouver le bon objectif pour votre projet, essayez des énoncés comme:

  • Nous entreprenons ce projet pour atteindre l'objectif x et éviter le risque y.
  • Nous entreprenons ce projet pour fournir une valeur de x car cela positionne notre organisation pour…
  • Nous entreprenons ce projet parce que si nous ne le faisons pas, alors cette conséquence se produira.
  • Nous entreprenons ce projet pour améliorer cette partie de notre organisation afin que nous puissions alors entreprendre z.

De bons objectifs commerciaux qui guident les projets vous aideront à déterminer comment mesurer le succès. Réfléchissez aux résultats qui peuvent être mesurés pour déterminer si vous avez atteint l'objectif ou non. Les projets puissants sont des projets dans lesquels votre équipe peut se sentir investie, car ils peuvent voir pourquoi leur projet est important et ce qui se passera s'il ne réussit pas. Ces projets sont plus susceptibles d'avoir une équipe motivée pour les exécuter et un plus grand engagement envers la réussite du projet.

Plan

Il peut être tentant de se lancer. Être enthousiasmé par un projet et atteindre l'objectif que vous vous êtes fixé est très facile, surtout lorsque vous exécutez peut-être le projet vous-même ou avec une petite équipe. Il peut sembler que la création d'un plan ne fera que perdre du temps. C'est une erreur majeure. Il pourrait être tentant de dire: «nous sommes petits, nous n'avons pas besoin de documenter ce projet, nous pouvons simplement commencer». Il pourrait être tentant de dire: «nous sommes agiles et nous n'avons pas besoin de créer un plan pour ce projet». La réalité est qu'un plan vous fournit des données importantes pour évaluer ultérieurement les performances de votre projet. Dans une jeune organisation, en particulier une organisation qui n'a pas beaucoup d'expérience en matière de projet, ce sont des données critiques qui vous aideront à améliorer continuellement la livraison des projets (et lorsque les projets sont liés à la valeur, cela signifie également que vous améliorez la réalisation de la valeur). Un plan est également important pour évaluer si un projet est sur la bonne voie ou si vous rencontrez des risques qui pourraient avoir une incidence sur la possibilité de réaliser le projet et sur son succès.

Les éléments clés dont vous avez besoin dans votre plan de projet sont:

  • Budget - sachez quel type d'investissement votre entreprise peut réaliser dans ce projet. Comparez cet investissement aux rendements attendus du projet. Considérez combien de temps il faudra pour récupérer cet investissement. Cela pourrait influencer la rapidité avec laquelle vous prévoyez de réaliser ce projet.
  • Chronologie: - examinez les étapes clés à franchir tout au long de la réalisation de votre projet. Fixez des objectifs pour le moment où ces jalons seront atteints. Examinez le marché critique ou d'autres besoins commerciaux qui déterminent le moment où le projet doit être achevé pour réussir. Vérifiez si le calendrier des jalons et ce besoin à long terme sont alignés. Affinez la chronologie avec ces informations.
  • Une analyse des risques - Qu'est-ce qui pourrait mal se passer? Dans quelle mesure ces choses risquent-elles de mal tourner? Quel sera l'impact si les choses tournent mal? Pourriez-vous prendre des mesures pour réduire la probabilité de ces risques? Dans l'affirmative, quelles mesures pourraient être prises? Devriez-vous prendre l'une de ces mesures dès maintenant pour réduire l'impact des risques critiques? Rencontrez votre équipe de projet pour en discuter. Revoyez ceci au fur et à mesure que le projet progresse. Si vous ne documentez qu'une seule chose, c'est celle-ci.
  • Communication - qui a besoin de connaître ce projet? Quelles informations apprécient-ils? À quelle fréquence voudront-ils cette information? Quelle est la meilleure méthode pour fournir ces informations? Comment pouvons-nous mieux répondre à ces besoins de communication?
  • Portée - quelle est la liste de tâches minimale requise pour atteindre l'objectif commercial? Considérez l'objectif commercial comme une orange et recherchez la tranche la plus fine possible qui offre toujours la valeur voulue. La portée peut être documentée de plusieurs manières. Vous pouvez choisir de commencer par une instruction de portée. Ce bref paragraphe décrit les résultats du projet qui entrent dans la portée. Il est le plus utilement suivi d'une brève liste à puces de choses qui ne font spécifiquement pas partie de votre champ d'application. La portée peut également être définie à l'aide d'un backlog (une liste hiérarchisée de toutes les tâches à entreprendre pour mener à bien le projet) ou d'une structure de répartition du travail (une matrice séquentielle de tâches qui se rapportent les unes aux autres par ordre de réalisation).

Exécuter

Qui aidera avec ce projet? Quels types d'expertise sont nécessaires pour que le projet réussisse? Créez une équipe aussi diversifiée que possible. Des équipes diversifiées, avec un accompagnement approprié, où l'ouverture permet le débat et la discussion deviendront des équipes performantes. Les ressources du projet seront-elles dédiées à ce projet? Ou ont-ils d'autres devoirs? S'ils ont d'autres tâches, assurez-vous que votre calendrier comprend des imprévus. À quelle fréquence l'équipe de projet doit-elle se réunir? Utiliserez-vous la technologie pour vous aider à gérer le travail en cours? Comment saurez-vous que le travail est en cours? Qui sera responsable du projet?

Apprendre

Les projets qui apportent de la valeur apportent également un apprentissage. Assurez-vous de mener une rétrospective ou une post-mortem du projet avec un large éventail de membres de l'équipe de projet et de parties prenantes. Examinez ce qui s'est bien passé, ce qui pourrait être amélioré, félicitez l'équipe là où elle est méritée et examinez les métriques du projet. Rédigez un rapport qui résume vos conclusions et conservez-le dans un endroit auquel vous pourrez facilement vous référer pour de futurs projets. Il s'agit de l'étape la plus critique pour apporter de la valeur à votre organisation par le biais de projets. L'amélioration continue des leçons apprises sur la livraison de valeur accélérera le taux de retour de vos projets.