Des listes de tâches débordantes et des horaires implacables pourraient vous faire réfléchir à l’idée d’élargir votre équipe. Mais avant de contacter le recruteur, envisagez une autre solution : améliorer la communication au sein de l’équipe.
Une communication efficace est un super pouvoir lorsqu’il s’agit de gérer votre entreprise. Et lorsqu’il est utilisé, il peut améliorer l’efficacité et faire gagner beaucoup de temps. Sérieusement, imaginez quadrupler le rendement de votre équipe. Voici quatre façons d’y parvenir :
Rangez la boîte de réception de votre équipe
Répondre aux questions des clients, aux demandes de projet et aux suivis provenant de tous les coins d'Internet – ainsi que les appels et les SMS – pourrait facilement être un travail à temps plein. Mais vous n’avez pas besoin d’une nouvelle recrue pour maîtriser le chaos.
Arrêtez de laisser votre équipe perdre un temps précieux et des ressources intellectuelles à parcourir les e-mails et les SMS à la recherche du message le plus récent d'un client. Envisagez plutôt de canaliser les messages vers une seule boîte de réception et de les stocker par ordre chronologique.
Tu peux répéter s'il te plait?
Avec une application comme Thryv® Centre de commandement, vous regrouperez tous vos messages clients et points de contact en un seul endroit. Et tandis que d'autres plates-formes prétendent pouvoir le faire, elles ne le font pas, c'est organiser ces messages de manière transparente dans une conversation chronologique pour chaque client.
Cela ne vous aide pas seulement, vous et votre équipe, à réagir plus rapidement ; cela aide également à organiser vos projets.
Par exemple, plus besoin de s'arrêter pour se rappeler si la sélection de peinture du client a été communiquée par e-mail ou par SMS. Une recherche rapide dans l’historique de vos conversations et votre équipe aura sa réponse.
Tout ce temps passé à chercher peut désormais être consacré à des tâches plus importantes.
Arrêtez d'attendre
No-show rendez-vouss peut avoir un impact majeur sur vos revenus. Et la dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre équipe attende toute la journée quelqu'un qui a oublié son rendez-vous.
Voici comment une meilleure communication et un peu de magie de l'automatisation peuvent transformer les heures perdues et les rendez-vous manqués en une productivité maximale.
By automatisation des confirmations de rendez-vous et des rappels, vous pouvez vous assurer que votre travail est une priorité pour tous vos clients. En le rappelant quelques jours avant son rendez-vous, s'il annule votre équipe a le temps de combler le créneau. Pas d'heures perdues ici.
Mais l’automatisation ne concerne pas uniquement les rappels de rendez-vous. Par exemple:
- Configurez les demandes de paiement afin que votre équipe n'ait pas à assumer le rôle de collecteur de dettes.
- Aidez à renforcer la réputation de votre équipe grâce aux demandes d’examen automatisées.
- Gardez leur emploi du temps bien rempli avec des rappels pour que les clients prennent leur prochain rendez-vous.
Toutes ces automatisations s'attaquent aux tâches qui alourdissent votre équipe, ce qui leur donne plus de temps pour fournir le service et les compétences pour lesquels votre petite entreprise est connue.
Améliorez vos progrès avec TeamChat
L’un des meilleurs moyens de laisser votre équipe vous impressionner par son travail est de s’assurer qu’elle dispose de toutes les informations dont elle a besoin pour accomplir son travail. Et par améliorer la communication interne, vous pouvez débloquer plus d'heures de productivité chaque jour.
Utiliser un outil de collaboration d'équipe, comme Chat d'équipe, rend la distribution de tout, des mises à jour de l'entreprise aux détails du projet, efficace et efficiente.
Prenons un scénario courant : au lieu d'envoyer des messages fragmentaires à différents employés concernant une tâche, créez un canal dédié dans TeamChat. Cela garantit que votre équipe ne perd pas de temps à chercher, par exemple, le code du coffre-fort pour votre prochain projet de rénovation.
Mais il ne s’agit pas simplement de gagner quelques minutes ici et là. Lorsque vous donnez à votre équipe une image complète, les projets prennent de l’ampleur.
Par exemple, lorsque votre équipe termine une tâche, elle peut envoyer une photo à la chaîne, informant ainsi tout le monde en temps réel de ses progrès. De cette façon, l’étape suivante peut commencer immédiatement, ce qui permet d’accomplir le travail plus rapidement.
Double problème ! Réduisez les redondances grâce à une communication améliorée
Le maintien d’une communication ouverte offre plus d’avantages qu’une simple amplification de l’efficacité ; il sert de garantie contre les chevauchements inutiles de tâches.
Ce type de redondance, en particulier dans les petites entreprises, peut épuiser considérablement les ressources, donnant l'impression que votre petite équipe est encore plus petite.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est que deux membres de l’équipe travaillent sans le savoir sur la même tâche. Il ne s’agit pas seulement d’efforts dupliqués, mais aussi d’opportunités perdues où ils auraient pu gérer différentes parties d’un projet.
Une communication claire garantit que chacun connaît ses rôles et ses responsabilités. Sans cela, deux employés pourraient se sentir comme un seul. Et c'est le contraire de ce que vous recherchez.
Small Business BC est là pour vous aider
SBBC est un centre de ressources à but non lucratif pour les petites entreprises basées en Colombie-Britannique. Quelle que soit votre idée du succès, nous sommes là pour vous fournir un soutien et des ressources holistiques à chaque étape du parcours. Découvrez notre gamme de webinaires d'affaires, sur demande Formation en ligne, Notre Parlez à un expert, ou parcourez notre articles d'affaires.
